كيفية إدارة مخزون الفرنشايز ( الجزء 2 )

12

.بقلم فؤاد جورج صايغ

كما ذكرنا سابقا يمكن لمانح الإمتياز، بمساعدة الشركة المصنعة، تحديد مستويات المخزون ليكون مستوى مخزونه مربحًا. بالإضافة إلى ذلك، يستخرج المانح المعلومات من وحداته التجريبية لتسليط الضوء على الإحصائيات المتاحة له من قاعدة بيانات سجلات النقد الإلكترونية. ومع ذلك، سيوفر المانح لممنوح الإمتياز أدوات الإدارة والمقارنة لمساعدته على تحديد الحد الأدنى والأقصى من المخزون الذي يجب على الممنوح الحفاظ عليه من أجل إجراء عملية سليمة ومربحة.

في المقابل، سيتعيّن على ممنوح الإمتياز من جانبه تطبيق هذه المعلومات من أجل مراقبة عملياته بطريقة مستنيرة. وفي هذا الإطار نتبيّن من خلال التقنيات الثمانية لإدارة المخزون أنّ :

 إدارة المخزون هي جزء قابل للتخصيص بدرجة كبيرة من الأعمال. حيث يختلف النظام الأمثل لكل شركة. ومع ذلك، يجب على كل شركة أن تسعى جاهدة للقضاء على الأخطاء البشرية في إدارة المخزون قدر الإمكان. ويعني ذلك الإستفادة من برامجيات إدارة المخزون. فإن كان للشركة برنامجا مدمجا، سيسمح ذلك بتحليل المستويات المختلفة للمخزون التي يجب الحفاظ عليها وبالتالي المساعدة في تحسين التدفق النقدي، للقيام بذلك يجب:

*تحديد مستويات نظام الجرد المستمر بإعتماد نظام PAR أي رصد المخزون في الوقت الفعلي لكل منتج ومراقبة سبل الوصول بإستخدام أجهزة إستشعار :

تسهُل إدارة المخزون من خلال تحديد مستويات كل منتج. إذ تمثل هذه المستويات الحد الأدنى من المنتجات التي دائما ما يجب أن تكون متاحة. عند بلوغ المخزون المستوى المحدد مسبقًا، يتم إصدار أمر شراء يشير إلى أن الوقت قد حان لطلب هذا المنتج. من الناحية المثالية، سيشير هذا التقرير بشكل عام إلى الحد الأدنى من الكمية التي يجب طلبها. تختلف المستويات حسب المنتج وذلك بناءً على سرعة بيع المنتج والمدة التي يستغرقها للعودة إلى المخزون.

وعلى الرغم من أن هذا الأمر يتطلب إجراء بعض البحوث وإتخاذ القرارات مسبقا، فإن تحديد المستويات سيضفي طابعا منهجيا على عملية الترتيب ولن يساعد ذلك ممنوح الإمتياز على إتخاذ القرارات بسرعة أكبر فحسب، بل سيسمح أيضًا لموظفيه بإتخاذ قرارات إستباقية.

دعونا لاننسى أن الظروف تتغير بمرور الوقت مما يعني فحص مستويات المخزون عدة مرات على مدار السنة للتأّكد من أنها لا تزال منطقية. فإذا تغيّر السياق الإقتصادي أو التجاري في غضون ذلك، سيتعيّن تعديل مستوى المساواة بالزيادة أو النقصان.

*طريقة تقييم المخزون :

يحدد مانح الإمتياز طريقة تقييم المخزون التي تناسب سياق مفهومه والتي قد تشمل : طريقة ما يرد أولاً يُصرف أولاً (PEPS)؛ أو طريقة متوسط ​​التكلفة المرجح. وتشكل هذه الأساليب جزء لا يتجزأ من إدارة المخزون. أمّا في المقابل فلن يتعيّن على ممنوح الإمتياز تنظيم منطقة مبيعاته فقط بل أيضًا تنظيم مستودعاته.

*إدارة العلاقات :

تمثّل القدرة على سرعة التكيّف، جزءا آخر من الإدارة الجيدة للمخزون. أي ألاّ تنتظر حتى يصبح المنتج قديمًا لإفساح المجال لمنتج جديد، بل قم بحل المشكلة من المصدر (أي بيع المنتج بسعر مخفّض) عوضا عن الإحتفاظ به حتى النهاية.

بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل إعادة تخزين المنتجات الجديدة التي سيتم بيعها بسهولة أكبر. وفي مثل هذه الحالة، فإن العلاقة المميزة التي أقامها مانح الإمتياز وشبكته مع الموردين المُعتمدين لإستلام البضائع من خلال تطبيق نظرية في “الوقت المناسب” تقلل من التبذير وذلك من خلال توفير المنتجات فقط عندما تتطلب العملية ذلك.

لاسيما أن هذه العلاقة تتيح لمانح الإمتياز أيضا الحصول على المنتجات طوال عملية الشراء أي إمكانية الحصول على الحد الأدنى من الكميات التي سبق التفاوض بشأنها. علاوة على ذلك، ستُمكن طريقة “الوقت المناسب” ممنوح الإمتياز من تجنّب تكديس مخزون مفرط من المنتجات.

من وجهة نظر أخرى، لن يُلزم ممنوح الإمتياز بالحفاظ على هذه العلاقة الجيدة مع الموردين فحسب، بل سيتعيّن عليه أيضًا الحفاظ على خط إتصال مفتوح معهم. وبالتّالي سيتعيّن على المانح بدوره إبلاغ الموردين عند توقعه زيادة في المبيعات حتى يتمكّن من تعديل الإنتاج. بالإضافة إلى مطالبتهم بإبلاغه عند تأخّر المنتج حتى يتمكّن من الرّد بسحب المنتج المعني من عروضه الترويجية أو البحث عن منتج بديل مؤقت.

* خطة الطوارئ :

يمكن أن تنشأ العديد من المشاكل فيما يتعلق بإدارة المخزون ممّا قد يؤدي إلى شلّ العمل التجاري غير المهيأ. ونتبيّن ذلك من خلال الأمثلة التالية:

التخطيط السيئ لذروة المبيعات والإفراط في إستغلال المخزونات ؛
وجود عجز نقدي وعدم إمكانية دفع ثمن المنتج الذي يحتاجه ممنوح الإمتياز بشدة ؛
إمتلاء المستودع بالمخزون الميت وعدم توفر مساحة كافية لتحقيق الذروة الموسمية للمبيعات ؛
إرتكاب خطأ في حساب المخزون أي أن تكون المنتجات أقل مما هو متوقع؛ ذلك ويستغرق المنتج وقتًا طويلاً للتحرك كما يشغل مساحة التخزين المطلوبة؛
نفاد منتجات الشركة المصنعة في حين يٌطلب من ممنوح الإمتياز ملءها ؛
توقف الشركة المصنعة عن المنتجات دون سابق إنذار.

إن المسألة ليست نشأة المشاكل بل توقيت ظهورها. يقوم المانح باختبار المفهوم والتحقّق منه من أجل مواجهة مثل هذه المواقف وتحليل مستويات المخاطر في كل وحدة من وحداته التجريبية، بحيث يمكنه بعد ذلك تكرار مفهومه في الإمتياز. كما يُدرج أيضا في دوراته التدريبية خطط الطوارئ المختلفة التي سيتعيّن على الممنوحين مواجهتها طوال عملياتهم.

 – كيف يجب أن تتفاعل؟

 – ما هي الإجراءات الواجب إتخاذها لحل مثل هذه المشاكل؟

 – كيف سيؤثّر ذلك على  بقيّة ممنوحي الإمتياز في الشبكة؟

تعني هذه الممارسة وجوب متانة العلاقات بين مانح الإمتياز وشبكته أي الممنوحين وكذلك الموردين، طوال مدة العملية.

فؤاد جورج صايغ:مستشار في مجال الإمتياز ونقل التكنولوجيا. وهو أيضا مؤلف  ل 18 كتابًا عن الإمتيازات والشركات ذات الصلة. للإتصال: gsayegh@gsayegh.com ؛ الهاتف: 001 (514)216-8458.